Come creare un servizio newsletter per un tour operator: spunti e consigli pratici

Sono sempre di più i viaggiatori che ogni anno scelgono di informarsi e prenotare le loro vacanze cercando buone occasioni sul web e sfruttando le tante risorse presenti online per organizzare in autonomia le proprie ferie.

Molti tour operator considerano la rete una sorta di concorrente dal quale guardarsi ma, in realtà, il web offre una ricca serie di strumenti utili per promuovere il lavoro delle agenzie di viaggio, sia per intercettare nuovi clienti sia per coltivare il rapporto con quelli acquisiti in passato, convincendoli a prenotare ancora una volta una vacanza organizzata.

Perché investire in una campagna DEM

Un’agenzia di viaggi capace di competere nell’attuale mercato del turismo non può fare a meno di un sito web curato, da sfruttare come vetrina per i propri servizi e attraverso il quale pubblicizzare la propria offerta mettendo in luce i vantaggi dei servizi proposti.

Inutile specificare che anche i social network giocano un ruolo importante nel promuovere le attività di un tour operator e nel solleticare l’interesse degli utenti del web: Facebook, ad esempio, si presta bene alla diffusione di promozioni e alla proposta di viaggi organizzati, mentre Instagram rappresenta la risorsa perfetta per la condivisione di foto e video dai luoghi più belli previsti dagli itinerari del tour operator.

Tuttavia, la strategia di web marketing che assicura i risultati migliori e garantisce i costi di gestione più convenienti è rappresentata da una campagna DEM (cioè di Direct Email Marketing) progettata con cura.

Questo tipo di campagne promozionali si basano sull’invio di newsletter, ovvero messaggi di posta elettronica, verso liste di destinatari costruite ad hoc, rispettando una cadenza precisa (in genere settimanale o mensile).

Le newsletter sono uno strumento davvero prezioso, perché a differenza di un semplice post pubblicato sui social network o di un annuncio pubblicitario inserito in un banner, esse raggiungono in modo molto diretto il consumatore: anche grazie alla diffusa abitudine di consultare i messaggi ricevuti utilizzando lo smartphone, oggi le email rappresentano un canale dalla sicura efficacia per promuovere i viaggi organizzati da un tour operator.

Creare ed inviare newsletter: gli strumenti che semplificano il lavoro

Quando una campagna DEM viene strutturata in modo attento, è in grado di garantire tassi di conversione molto elevati, ovvero fare sì che ad una buona percentuale delle email recapitate corrispondano richieste di maggiori chiarimenti da parte dei destinatari o, direttamente, prenotazioni per i viaggi proposti.

La forza di questa forma di marketing dipende, in larga misura, dalla grande versatilità delle email, che possono essere personalizzate con layout realizzati ad hoc, contenuti di testo, immagini, video e collegamenti verso qualsiasi risorsa esterna, fino a creare messaggi perfetti dal punto di vista grafico e piacevoli da consultare per i destinatari.

La gestione di un servizio newsletter di qualità è un’attività meno complessa di quanto si potrebbe pensare, perché per organizzare le liste degli indirizzi email dei destinatari e comporre messaggi professionali basta sfruttare una delle piattaforme online progettate proprio per l’email marketing.

L’investimento necessario per abbonarsi a questi servizi è sempre molto contenuto, specie se paragonato ai brillanti risultati che una buona campagna DEM permette di ottenere. Sistemi come MailChimp sono gratuiti per liste di contatti inferiori ai 2.000 indirizzi, mentre i pacchetti offerti da servizi come Opendem per inviare newsletter illimitate partono da 50 euro all’anno.

Scegliere un mailer professionale rappresenta il primo step per impostare una strategia di email marketing efficace. Ma per promuovere la propria agenzia di viaggi con l’invio di newsletter è indispensabile disporre di una mailing list di qualità e ideare un vero e proprio piano editoriale, che garantisca contenuti capaci di spingere i destinatari alla lettura e di convincerli a partire con uno dei tour proposti.

Come rendere coinvolgenti le newsletter di un tour operator

Dalla scelta dell’oggetto del messaggio all’impostazione grafica dei suoi contenuti: per creare una buona newsletter nessun particolare deve essere lasciato al caso.

Ideare contenuti di qualità da veicolare all’interno delle email, d’altra parte, può rappresentare un compito ben più impegnativo rispetto alla definizione di un layout grafico piacevole.

In primis, occorre definire il proprio obiettivo: non è detto che lo scopo di una campagna DEM debba essere solo quello di incrementare in modo diretto il giro di affari, ma può riguardare anche il miglioramento della reputazione del tour operator o la creazione di un rapporto con il pubblico basato sulla fiducia.

Tra le idee più interessanti per le newsletter di un tour operator rientrano:

• l’annuncio di offerte e occasioni speciali per visitare località esotiche, con annessa descrizione degli itinerari;
• la segnalazione degli eventi e delle feste che si tengono nelle località turistiche più apprezzate, nei vari periodi dell’anno;
• racconti di viaggio corredati di foto e video, studiati ad hoc per invogliare i destinatari a vivere quella stessa esperienza;
• consigli sui documenti e le vaccinazioni necessarie per visitare determinate località, ma anche suggerimenti su cosa mettere in valigia;
• approfondimenti sulla storia e le usanze oppure sui prodotti artigianali tipici dei paesi inclusi tra le mete dell’agenzia;
• piccole guide turistiche, da proporre a puntate oppure direttamente in download gratuito.

L’obiettivo della newsletter deve essere quello di offrire un servizio all’utente, trasmettendo informazioni curiose, utili o magari divertenti, al punto di indurre il destinatario ad inoltrare il messaggio ricevuto ai suoi contatti.

Gli elementi che non devono mancare nelle newsletter

Ovviamente, quando il fine della campagna è quello di portare nuovi clienti o convincere quelli già acquisiti a partire per un nuovo viaggio, è fondamentale inserire un richiamo commerciale all’interno della newsletter, ovvero una call to action (chiamata all’azione) che inviti il lettore a telefonare o a scrivere un’email al tour operator per chiedere ulteriori informazioni o, direttamente, per prenotare una vacanza.

Dal punto di vista della forma, occorre fare attenzione alla scelta di un linguaggio corretto e comprensibile e di un tono professionale, ma non eccessivamente formale.

È importante che i vari messaggi giungano sempre dallo stesso mittente, onde evitare di confondere i destinatari, e che nella testata sia presente il logo dell’agenzia, così da rendere ancora più riconoscibile la provenienza della newsletter.

Le newsletter di un tour operator sono inevitabilmente basate su un ampio ricorso alle immagini. Per evitare di comporre email troppo pesanti, che richiederebbero tempi molto lunghi sia per l’invio che per la ricezione, è sufficiente ricordare di inserire le immagini linkandole da risorse esterne invece che allegandole direttamente al messaggio.

Come reperire i contatti e segmentare le mailing list

La cura nella redazione dei messaggi è essenziale se si intendono ottenere risultati brillanti con l’invio delle newsletter e anche se si vuole trasmettere un’immagine seria e professionale del proprio brand.

D’altra parte, se le email vengono recapitate ad indirizzi non più attivi oppure appartenenti a persone che non hanno mai richiesto di ricevere le newsletter, difficilmente il lavoro potrà tradursi in un aumento dei contatti o delle prenotazioni.

Acquistare liste già pronte…

Sul web è possibile individuare servizi che vendono o affittano elenchi di indirizzi email raccolti da da soggetti terzi. Sebbene questa pratica non sia sempre da demonizzare, va detto che occorre scegliere con grande attenzione l’agenzia alla quale affidarsi e avere la certezza che tutti i dati siano stati raccolti con il consenso degli utenti.

…Raccogliere in modo naturale i contatti

Per massimizzare l’efficacia di una campagna DEM, tuttavia, la strategia migliore rimane quella di gestire in autonomia la raccolta dei contatti e la creazione delle mailing list.

Questa attività richiede impegno e pazienza ma, oltre a garantire ottimi risultati, mette al riparo da qualunque inconveniente e controversia legata ad un uso non autorizzato degli indirizzi di posta elettronica.

Qualunque agenzia di viaggio o tour operator può sfruttare le sue risorse online (sito web, pagina Facebook, eventuale blog) per proporre l’iscrizione al servizio newsletter tramite un apposito form di registrazione, da inserire in bella vista sulle pagine del portale oppure da proporre in versione pop-up.

Anche le persone che visitano la sede dell’agenzia possono essere invitate a registrarsi al servizio, con un semplice modulo cartaceo di registrazione oppure compilando il form online, magari utilizzando un comodo tablet messo a loro disposizione.

Perché profilare i contatti

Oltre a nome, cognome e indirizzo di posta elettronica, può rivelarsi utile chiedere agli utenti altre informazioni, relative ai loro gusti e interessi.

Questi dati, in un secondo momento, possono essere utilizzati per segmentare la mailing list, ovvero suddividerla in sottoliste relative, ad esempio, ai contatti interessati ai viaggi in Italia, quelli interessati ai viaggi all’estero o, ancora, agli amanti delle vacanze avventura.

Una profilazione precisa dei propri contatti offre la possibilità di creare newsletter rivolte ad un target preciso, aumentando le chance di offrire agli utenti il viaggio dei loro sogni.

Per mettere a punto una strategia di email marketing efficace per un tour operator occorre procedere per test e tentativi, fino ad individuare l’approccio capace di destare l’attenzione dei destinatari e di convincerli della forza delle proprie offerte.

Se vuoi approfondire sull’email marketing e sulle sue potenzialità per la tua agenzia, contattami oggi oppure iscriviti alla mia newsletter per ricevere l’ebook gratuito “cosa serve e quanto costa il decollo del tuo business online”.